Klątwa arkuszy kalkulacyjnych, czyli jak zaoszczędzić ponad 2h pracy w multiagencji

Godzina 10:30, przechodzisz z kubkiem kawy przez biuro multiagencji ubezpieczeniowej i widzisz, że większość osób pracuje nad skomplikowanymi arkuszami kalkulacyjnymi. Monitory zapełnione po brzegi cyframi i mądrze wyglądającymi formułami. Możesz pomyśleć, że produktywność sięga zenitu. Nic z tych rzeczy.
Pół biedy, jeżeli część osób faktycznie dyskretnie kamufluje swoje podejście do obowiązków skutecznie maskując się gęstą siecią tabel i diagramów. Prawdziwy problem zaczyna się, gdy ambitni specjaliści z bardzo dużą wiedzą tracą wiele godzin na mało znaczące zadania. Wieczne ulepszanie i naprawianie arkuszy Excel. Wszystko po to, by zarządzać polisami, monitorować płatności i termin odnowienia oraz obliczać składki.
Brzmi znajomo? Na własnej skórze przekonałeś się o sile klątwy arkuszy kalkulacyjnych!

Brak automatyzacji to problem wielu multiagencji

Z przeprowadzonych dwa lata temu badań wynika, że blisko jedna piąta specjalistów uważa, że ich obecna praca cierpi z powodu braku automatyzacji. Mówiąc dokładniej, jednym z problemów, jakie zgłaszali była konieczność ręcznego rozwiązywania powtarzających się zadań typowo administracyjnych. Zabierało to tym samym czas na zajęcie się istotniejszymi problemami.

Powtarzalne zadania to prawdziwa tortura

Przyzwyczailiśmy się do wysokiej intensywności w naszej pracy. Istotną jej część zajmują jednak powtarzalne, przewidywalne zadania. Ponieważ bodźce się nie zmieniają, wykonane zadania nie dają już satysfakcji i “motywacyjnego kopa”.
Nie możemy ignorować konsekwencji takiego stanu rzeczy. Przede wszystkim, podobnie jak w przypadku chińskich tortur wodnych, każde identyczne zadanie staje się dla agentów ubezpieczeniowych coraz bardziej uciążliwe. Naturalnym mechanizmem obronnym staje się spadek zaangażowania, a w dalszej perspektywie - wypalenie zawodowe.
Czy można przeciwdziałać zgubnemu wpływowi rutynowych czynności w pracy? Odpowiedzią na to pytanie są możliwości automatyzacji, z których skorzystać mogą użytkownicy oprogramowania dla agencji ubezpieczeniowej Insly.
Jak duże korzyści może przynieść automatyzacja? Sprawdziliśmy to :)

Największą korzyścią wynikającą z wdrożenia systemu Insly jest oszczędność czasu. Program do obsługi ubezpieczeń Insly pozwala automatyzować powtarzalne czynności będące codziennością w pracy brokera czy agenta ubezpieczeniowego. Insly ułatwia m.in. tworzenie raportów czy przypomina o zbliżającym się terminie odnowienia polis.

Przeczytaj "Historię sukcesu ZZ Brokers"

Zaoszczędź 30 minut dziennie: Korzystaj z automatycznego porównania ofert komunikacyjnych

Rynek ubezpieczeń komunikacyjnych stał się bardzo konkurencyjny, a klienci wymagający. Oczekują niskich składek, najlepiej dostępnych od ręki. Żeby spełnić oczekiwania klientów agent ubezpieczeniowy musi się sporo nagimnastykować. Konieczne jest sprawdzenie wielu dostępnych na rynku ofert i dopasowanie ich do indywidualnych wymagań kierowcy.
Wkrótce prezentacja zróżnicowanych ofert będzie nie tylko wyrazem dbania o interesy klienta, ale także wymogiem prawnym. Wprowadzić w życie ma go dyrektywa IDD. Czy to oznacza konieczność spędzenia  sporej ilości czasu, by przygotować odpowiednią liczbę ofert dla osoby zainteresowanej ubezpieczeniem komunikacyjnym?
Na szczęście nie! Z pomocą przychodzi program do obsługi ubezpieczeń Insly, który pozwala automatycznie porównać oferty ubezpieczeń komunikacyjnych w ciągu kilku sekund.

Zaoszczędź 20 minut dziennie: Przypomnij klientom o zbliżających się odnowieniach i płatnościach

Pamięć ludzka jest zawodna. Nie bez powodu jednym z najlepiej sprzedających się produktów są karteczki samoprzylepne. Jednak to, co dla wielu może być zwykłym roztargnieniem, dla agenta ubezpieczeniowego może być prawdziwą udręką.
W dobrej wierze staramy się przypominać klientom o zbliżającym się końcu polisy czy konieczności opłacenia kolejnej raty. W ciągu dnia roboczego częściej jednak usłyszymy pocztę głosową wskazującą, że rozmówca w tym momencie jest zajęty. Kontakt mailowy również jest czasochłonny.
W dodatku musisz mieć solidną pamięć albo dobrze prowadzony kalendarz, by pamiętać o kończących się terminach. Gdy jednak nie zautomatyzujesz w odpowiedni sposób systemu przypominania - może cię to kosztować dużo czasu, energii oraz .. pieniędzy.
Rozsądnym rozwiązaniem tego problemu wydaje się być skorzystanie z funkcji przypomnienia SMS. Użytkownik systemu Insly może w kilka chwil przygotować odpowiednie szablony wiadomości i skonfigurować je w taki sposób, by trafiły w odpowiednim czasie do klientów, od których oczekuje odpowiedniej reakcji.

Zaoszczędź 15 minut dziennie: Trzymaj dokumentacje w chmurze

Obiecywałeś sobie, że zrobisz porządek z plikami na komputerze. Zazwyczaj dziesiątki ikon na pulpicie ci nie przeszkadza. Dajesz radę też nawigować w skomplikowanym labiryncie folderów na dysku twardym. Jak na złość jednak w tym momencie nie możesz sobie przypomnieć, gdzie zapisywałeś OWU jednego z towarzystw ubezpieczeniowych.
Czas to pieniądz. Nikomu nie trzeba tłumaczyć tej maksymy. Ale co w przypadku, gdy twój komputer odmówi posłuszeństwa i zgromadzone dokumenty ulegną bezpowrotnej stracie? Przyznaj, że to wyjątkowo stresująca sytuacja.
To kolejny argument za tym, by wykorzystać możliwości programu dla agentów ubezpieczeniowych Insly i trzymać ważne dokumenty i ich szablony w jednym, bezpiecznym miejscu. Prosty interfejs pozwoli stworzyć intuicyjny system do przechowywania istotnych dokumentów, które nigdy nie zginą.

Zaoszczędź 30 minut dziennie: Generuj specjalistyczne raporty

Raporty… Wszyscy uwielbiają je dostawać i oceniać, ale nikt nie lubi ich przygotowywać. To jednak codzienność dla wielu agentów ubezpieczeniowych. Zwłaszcza, gdy w grę wchodzi współpraca z czołowymi Towarzystwami Ubezpieczeniowymi.
Pora na test - jak szybko (z zegarkiem w ręku!) jesteś w stanie znaleźć odpowiednie dane, przefiltrować je, wyselekcjonować najbardziej pożądane i przygotować w profesjonalnej formie? A co najważniejsze - uniknąć nawet najdrobniejszej pomyłki.
Przyznaj, że to dość uciążliwe zadanie. A gdyby tak zautomatyzować tę czynność? Z poziomu systemu dla agentów ubezpieczeniowych Insly umożliwiamy użytkownikom szybkie generowanie raportów na podstawie wielu dostępnych kryteriów. Dzięki temu w mgnieniu oka przygotujesz skonsolidowane i szczegółowe raporty sprzedaży, wygenerujesz ogólny raport szkód czy też sprawdzisz raty przesłane do ubezpieczyciela.
A to ułamek tego, co oferuje zakładka generowania raportów w programie Insly!

Dowiedz się więcej o automatyzacji w multiagencji

Zaoszczędź 10 minut dziennie: Generuj faktury i wysyłaj je do klientów

Dla wielu agentów wystawianie faktur to jedna z przyjemniejszych części pracy. Zrozumiemy dlatego, jeżeli ktoś będzie chciał wystawiać faktury ręcznie. Warto jednak zaznaczyć, że program dla agentów ubezpieczeniowych Insly umożliwia wystawianie faktury i wysyłanie ich bezpośrednio do klientów.
Może to być szczególnie przydatne, gdy wiele drobnych kwot wymaga od nas wystawienia regularnie faktury vat.

Zaoszczędź 10 minut dziennie: Przygotuj się do rozmowy z klientem o jego potrzebach

Już dawno pożegnaliśmy się z czasami, gdy jedna oferta mogła trafić do wielu potencjalnych klientów. Dzisiaj kluczem do sukcesu jest zrozumienie potrzeb klienta i indywidualne podejście. Im więcej klientów korzysta jednak z naszych usług, tym trudniej zapanować nad ilością informacji, które o nich gromadzimy.
Jak zatem zorganizować swoją pracę, by oferować osobiste podejście do każdego klienta? Notatki w zeszycie lub teczki personalne zostawmy zwolennikom analogowych metod. Skupmy się na nowych rozwiązaniach, które pozwalają przechowywać kluczowe dla pośredników ubezpieczeniowych informacje o kliencie w jednym miejscu.
Program dla agenta ubezpieczeniowego Insly pozwala przechowywać w profilu klienta wartościowe dane. Pozwalają one na zaoferowanie skrojonych na miarę produktów ubezpieczeniowych. Pomogą w tym definiowane samodzielnie przez agenta ubezpieczeniowego pola, które skutecznie zwiększają naszą wiedzę na temat preferencji i oczekiwań ubezpieczającego.

Dowiedz się, jak małe zmiany mogą ulepszyć twoje relacje z klientami

Pamiętaj, że czas to twój najcenniejszy zasób - nie marnuj go!

Często w pracy pośrednika ubezpieczeniowego nie doceniamy prawdziwej wartości czasu. Trzeba jednak pamiętać, że jest on mocno ograniczony. Raz stracony, nigdy nie zostanie odzyskany.
To właśnie główny powód dla którego warto zastanowić się nad wyeliminowaniem obowiązków, które ze strategicznego punktu widzenia nie przynoszą naszej działalności wymiernych korzyści.
W końcu jeżeli w racjonalny sposób podchodzimy do oszczędności pieniędzy, to dlaczego nie przełożyć tej zasady także do upływającego czasu?