ShareCzy agent ubezpieczeniowy może kserować dowód rejestracyjny?
Dowód osobisty, prawo jazdy, dowód rejestracyjny – te wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe są szeroko wykorzystywane w obrocie gospodarczym. Istnieje jednak wiele wątpliwości co do sposobu możliwości pozyskiwania zdjęć lub kserokopii tych dokumentów przez agentów ubezpieczeniowych.
Praktyka skanowania dokumentów jest powszechna w wielu branżach, takich jak wypożyczalnie sprzętów, banki czy dystrybutorzy ubezpieczeń. Problemem jest jednak fakt, że powielanie dokumentów może powodować ryzyko sporządzenia kopii, która posłużyć może do działalności przestępczej. Tak może być np. z kopią dowodu rejestracyjnego sporządzoną dla sprzedaży kradzionego samochodu, czy kopią dowodu osobistego sporządzoną w celu wyłudzenia pożyczki. Rozpowszechnionym zjawiskiem było też tworzenie tzw. „dokumentów kolekcjonerskich”.
Nowa ustawa o dokumentach publicznych
Dostrzegając ten problem ustawodawca zdecydował się na wydanie ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych, która weszła w życie 12 lipca 2019 roku. Ta ustawa zdefiniowała pojęcie dokumentów publicznych, jako służących do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdzających stan prawny.
Co jest dokumentem publicznym? Katalog jest szeroki i zawiera m.in. prawo jazdy (art. 5 ust. 2 pkt 26), dowód osobisty (art. 5 ust. 2 pkt 5), paszport (art. 5 ust. 2 pkt 2), dowód rejestracyjny pojazdu (art. 5 ust. 2 pkt 27) oraz kartę pojazdu (art. 5 ust. 2 pkt 28).
Zgodnie z art. 58 nowej ustawy, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Repliką jest zaś odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego. Tak więc skserowanie dowodu rejestracyjnego z powiększeniem 150% nie jest zakazane przez ustawę o dokumentach publicznych.
Wyłączenie z reżimu ustawy dotyczy też kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Niestety, w przypadku ustawy o dystrybucji ubezpieczeń nie ma takiego szczególnego przepisu.
Jest on natomiast w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), zgodnie z którą część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego. Dotyczy to zarówno zakładów ubezpieczeń jak i pośredników ubezpieczeniowych (z wyłączeniem agentów ubezpieczeniowych wyłącznych, którzy nie pobierają od klienta składki ubezpieczeniowej ani od zakładu ubezpieczeń kwot należnych klientowi). Te podmioty mogą sporządzać kopie dokumentów – ale jedynie w celu stosowania ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a nie w celu np. kalkulacji składki.
W przypadku dowodów rejestracyjnych najbezpieczniejszym sposobem jest więc sporządzenie kopii odpowiedniej wielkości lub spisanie danych z dokumentu, bez jego kopiowania. Możliwym jest również inne rozwiązanie – skanowanie jedynie kodu AZTEC 2D, znajdującego się na dowodzie rejestracyjnym a następnie zapisanie zdekompilowanych danych potrzebnych agentowi.
Dowód rejestracyjny to też RODO
Do przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentach wykorzystywanych przez agentów ubezpieczeniowych zastosowanie znajdą mają także ogólne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Zgodnie z art. 107 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, kto przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
Należy w tym przypadku wziąć zatem pod uwagę tzw. zasadę minimalizacji danych. Oznacza to, że agent ubezpieczeniowy nie może zbierać i przechowywać danych, które nie są mu absolutnie konieczne do realizacji umowy. Innymi słowy, można przetwarzać tylko te dane, które są uzasadnione określonym celem przetwarzania. Przy kserowaniu dokumentu mogą się pojawić dane niepotrzebne dla celów agenta np. kolor oczu, płeć, obywatelstwo danej osoby. Trzeba na to zwrócić szczególną uwagę, posiadając odpowiednią dokumentację określającą zakres posiadanych danych i uzasadniającą niezbędność pozyskiwania takich, a nie innych informacji.
Wszystkie wskazane wyżej regulacje wymagają ponadto odpowiedniego zabezpieczenia posiadanych danych m.in. przed przypadkową utratą lub dostępem osób nieuprawnionych. Warto o to zadbać w codziennej działalności, minimalizując ryzyko ziszczenia się takich działań i nadszargnięcia swojej reputacji.
Zostań użytkownikiem Insly i korzystaj z bezpłatnych porad prawnych. Wypełnij formularz i dowiedz się więcej:
Napisz do autora: t.klemt@kancelariaklemt.pl
www.kancelariaklemt.pl
r.pr. Tomasz Klemt
Radca prawny, z wieloletnim doświadczeniem w branży ubezpieczeniowej. Doświadczenie zdobywał m.in. w Departamencie Licencji Ubezpieczeniowych Komisji Nadzoru Finansowego, Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym, oraz najlepszych warszawskich kancelariach ubezpieczeniowych.
W zakładzie ubezpieczeń pełnił funkcję kluczową (wymagającą zgłoszenia do KNF) w zakresie zgodności z prawem (Chief Compliance Officer - CCO), pełnił również funkcję koordynatora współpracy z Ubezpieczeniowym Funduszem Gwarancyjnym. W swojej pracy zawodowej doradzał największym ubezpieczycielom majątkowym i życiowym (m.in. w zakresie OFE, PPK, modeli dystrybucyjnych) oraz dystrybutorom ubezpieczeń (m.in. w zakresie wdrożenia RODO, IDD i ustawy o dystrybucji ubezpieczeń).