Od początku sierpnia umożliwiliśmy naszym klientom podpisywanie umów przez Internet. Dzięki temu cały proces będzie prostszy, szybszy i bezpieczniejszy dla obu stron umowy.

Przeczytaj więcej w naszym newsie: Od dziś podpiszesz umowę z Insly przez Internet!

Przygotowaliśmy krótkie FAQ, które odpowiada na najczęstsze pytania zadawane przez naszych klientów.

Oszczędzaj czas dzięki Insly przez 14 dni za darmo:

ZAŁÓŻ DARMOWE KONTO W INSLY


Czy możliwe jest podpisanie umowy przez Internet?

Umowa jest tzw. oświadczeniem woli stron, które chcą rozpocząć współpracę w określonym celu. Najczęściej umowę kojarzymy ze złożeniem tradycyjnego podpisu na kartce papieru prezentującej zakres i warunki umowy. Ale to nie jedyna forma (ba, nie jest to nawet najpopularniejsza forma!) zawierania umowy.

Niemal codziennie odwiedzając sklep i prosząc ekspedienta o konkretny towar zawieramy umowę kupna sprzedaży. Przykładów można wymieniać w nieskończoność. Wszystkie sytuacje (również składanie oświadczenia woli drogą elektroniczną) uregulowane jest przez Kodeks Cywilny:

Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Art. 60 KC

Czym jest dokument elektroniczny?

Dokumentem elektronicznym można nazwać każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, a w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne (za Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, tzw. eIDAS).

Co to jest podpis elektroniczny?

Rozporządzenie eIDAS również definiuje, co to jest podpis elektroniczny. Aby podpis uznać za elektroniczny, spełnionych musi być kilka warunków:
1. jest w postaci elektronicznej
2. jest składany przez podpisującego, który jest osobą fizyczną
3. jest dołączany lub powiązany z podpisywaną treścią
4. podpisujący świadomie użył podpisu do podpisania dokumentu

Platforma Autenti umożliwia złożenie wielu podpisów pod jednym dokumentem. O tym, kto ma podpisać dany dokument, decyduje wysyłający. Po elektronicznym podpisaniu dokumentów przez wszystkich wskazanych podpisujących, dokument zostaje opatrzony zaawansowaną pieczęcią elektroniczną

Kiedy dokumenty podpisane elektronicznie są wiarygodne?

Jeśli każdy dokument podpisany elektronicznie stanowi dowód w postępowaniu sądowym (art. 25 eIDAS), to w jaki sposób określić wiarygodność takiego dokumentu? Dokumenty podpisane elektronicznie za pośrednictwem platformy Autenti są uznawane za wiarygodne, ponieważ:

1. Autenti jest zaufaną stroną trzecią, ponieważ umożliwia tworzenie i weryfikację podpisów elektronicznych oraz pieczęci elektronicznych
2. Dokument może zostać odtworzony w niezmienionej postaci. Autenti umożliwia spełnienie prawnego wymogu utrwalenia dokumentu w sposób umożliwiający zachowanie i odtworzenie go w niezmienionej postaci, a także zapoznanie się z jego treścią.
3. Każdy podpisany dokument jest potwierdzony Certyfikatem Autenti. Certyfikat Autenti jest opatrzony tzw. “zaawansowaną pieczęcią elektroniczną” zapewniającą:
autentyczność pochodzenia dokumentu – czyli to, że dokument został utworzony i podpisany na platformie Autenti,
integralność dokumentu – czyli to, że wszyscy zainteresowani podpisali ten sam dokument
4. Certyfikat Autenti dodatkowo zawiera informacje o całym procesie podpisywania dokumentu – kto złożył e-podpis, kiedy złożył e-podpis i jak została zweryfikowana tożsamość podpisującego.

Czy żeby podpisywać dokumenty elektronicznie muszę posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym i jest przydatny, kiedy podpisanie dokumentu wymaga zachowania formy pisemnej. Większość dokumentów nie wymaga zachowania takiej szczególnej formy. Dla części jest to jednoznacznie określone. W takich przypadkach do podpisania wspomnianych dokumentów elektronicznie niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Przykładami takich dokumentów są: pełnomocnictwo ogólne, umowa leasingowa czy umowa o pracę.

Do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezbędny jest kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego. Wydawany jest on przez ograniczoną liczbę instytucji (tzw. kwalifikowanych dostawców usług zaufania). Aby uzyskać kwalifikowany certyfikat niezbędna jest weryfikacja tożsamości na podstawie dowodu osobistego lub paszportu. Koszt uzyskania takiego certyfikatu to kilkaset złotych rocznie i obowiązek jego odnawiania.

Skąd wiem, że dokument podpisała właściwa osoba?

Dla bezpieczeństwa i skuteczności procesu elektronicznego podpisywania dokumentów krytyczne jest, aby podpis złożyła właściwa osoba. Tożsamość osób podpisujących jest weryfikowana za pośrednictwem:

  • adresu e-mail – umowa do podpisu jest wysyłana na wskazany przez nadawcę konkretny adres e-mail
  • kodu SMS – nadawca umowy określa numer telefonu odbiorcy, na który wysyłany jest jednorazowy kod SMS, który musi być wprowadzony przez podpisującego przed złożeniem podpisu (analogicznie do zatwierdzenia przelewu w bankowości elektronicznej)
  • logowania do bankowości elektronicznej – podpisujący przed złożeniem podpisu musi zalogować się na swoje konto bankowe, aby potwierdzić swoją tożsamość
  • wideoweryfikacja – połączenie wideo, podczas którego konsultant potwierdza tożsamość rozmówcy

Czy masz pewność, że treść skanu nie została zmieniona?

Bardzo ważna z punktu widzenia zawierania umów elektronicznie jest integralność dokumentu. Przez integralność dokumentu należy rozumieć gwarancję, że żadne dane nie zostały zmienione w sposób nieupoważniony. W przypadku skanu dokumentu przechowywanego jako załącznik wiadomości e-mail nie ma takiej gwarancji. Należy liczyć się z ryzykiem, że taki plik może zostać uszkodzony lub zmieniony.

Certyfikat Autenti gwarantuje integralność podpisanego dokumentu

Autenti każdemu podpisanemu dokumentowi przypisuje Certyfikat, który gwarantuje integralność tego dokumentu. Certyfikat daje pewność, że każdy podpisujący podpisał ten sam dokument oraz że nie zostały w nim wprowadzone żadne zmiany od czasu nadania Certyfikatu Autenti. To w połączeniu z szyfrowanym archiwum Autenti spełnia wymogi „trwałego nośnika”.

Więcej o Autenti znajdziecie na tutaj: https://autenti.com